Privacyverklaring
Inleiding
De Europese Commissie (hierna “de Commissie” genoemd) verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te eerbiedigen. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001) en Besluit nr. 1247/2002/EG.
In deze privacyverklaring wordt uitgelegd waarom uw persoonsgegevens worden verwerkt, hoe wij alle verstrekte persoonsgegevens verzamelen, verwerken en beschermen, hoe die informatie wordt gebruikt en welke rechten u hebt met betrekking tot uw persoonsgegevens. Het bevat ook de contactgegevens van de verantwoordelijke voor de verwerking bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
Hieronder vindt u informatie over de verwerking van persoonsgegevens in het Access2Markets-portaal van het directoraat-generaal Handel van de Europese Commissie.
Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?
DG Handel, eenheid R2 "Single Entry Point for implementation, Outreach and Transparency, SMEs" (hierna "de verwerkingsverantwoordelijke" genoemd) verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens om de volgende redenen:
- persoonsgegevens die via het contactformulier worden verstrekt, worden opgevraagd om algemene vragen over de inhoud van de website te kunnen beantwoorden;
- een contactpersoon aan te wijzen voor de toegang tot de markt en voor klachten over handel en duurzame ontwikkeling;
- om te weten wie een incident heeft gemeld,
- om toegang te verlenen aan gebruikers die toegang willen hebben tot het beschermde deel van Access2Markets van buiten Europa (toegangsverzoeken van personeel van EU-ambassades).
Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor een geautomatiseerde besluitvorming inclusief profilering.
Op welke rechtsgrond(en) verwerken wij uw persoonsgegevens?
Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat:
- de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is verleend;
Dit is in overeenstemming met het besluit van de Raad van 24 september 1998 betreffende de uitvoering door de Commissie van activiteiten in verband met de communautaire strategie voor markttoegang (98/552/EG).
Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij verder?
Om de verwerking uit te voeren, verzamelt de verwerkingsverantwoordelijke de volgende categorieën persoonsgegevens: voor- en achternaam, organisatie, telefoon, adres, e-mailadres en IP-adres (internet).
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om het doel van de verzameling of verdere verwerking te bereiken. Bij verzending via het contactformulier wordt een e-mail naar een functionele mailbox gegenereerd met daarin persoonsgegevens. Deze e-mail en het antwoord daarop worden gedurende 6 maanden bewaard. DG TRADE opent tegelijkertijd een ticket in zijn ticketsysteem. Persoonsgegevens van tickets worden 24 maanden bewaard. Na deze periode worden gesloten tickets gefilterd en geanonimiseerd om rapportage en statistieken van de kwaliteitsbeoordeling van IT-apparatuur, -software en -diensten mogelijk te maken, waarbij DG TRADE er gedurende 13 maanden toegang toe heeft.
DG TRADE stuurt het Europe Direct-contactcentrum (EDCC) verzoeken om algemene informatie op de website. Het EDCC bewaart uw persoonsgegevens gedurende de tijd die nodig is om het doel van de verzameling of verdere verwerking te bereiken, inclusief de behandeling van latere klachten, namelijk maximaal 3 jaar na de datum van ontvangst van uw verzoek.
Zie hier hun privacyverklaring: https://europa.eu/european-union/contact/data-protection_nl.
Hoe beschermen en beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade gegevens, enz.) worden opgeslagen op de servers van de Europese Commissie. Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 betreffende de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.
Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen getroffen. Technische maatregelen omvatten passende maatregelen om de onlineveiligheid, het risico van gegevensverlies, wijziging van gegevens of ongeoorloofde toegang aan te pakken, rekening houdend met het risico dat de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens met zich meebrengen. Organisatorische maatregelen omvatten het beperken van de toegang tot de persoonsgegevens tot alleen bevoegde personen met een legitieme noodzaak om te weten voor de doeleinden van deze verwerking.
Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie worden deze verstrekt?
Toegang tot uw persoonsgegevens wordt verleend aan het personeel van de Commissie dat verantwoordelijk is voor deze verwerking en aan bevoegd personeel volgens het “need-to-know”-beginsel. Dit personeel houdt zich aan wettelijke en, indien nodig, aanvullende vertrouwelijkheidsovereenkomsten.
Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?
U hebt specifieke rechten als “betrokkene” op grond van hoofdstuk III (artikelen 14 tot en met 25) van Verordening (EU) 2018/1725, met name het recht op toegang tot, rectificatie of wissing van uw persoonsgegevens en het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Indien van toepassing heeft u ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking of het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, die rechtmatig wordt uitgevoerd overeenkomstig artikel 5, lid 1, onder a).
U hebt ermee ingestemd uw persoonsgegevens aan eenheid R2 van DG TRADE te verstrekken voor deze verwerking. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan op de hoogte te stellen. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die is uitgevoerd voordat u de toestemming hebt ingetrokken.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of, in geval van een conflict, met de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. Hun contactgegevens staan in rubriek 9 hieronder.
Indien u uw rechten wilt uitoefenen in het kader van een of meer specifieke verwerkingen, geef dan in uw verzoek een beschrijving (d.w.z. hun referentienummer(s) zoals gespecificeerd in rubriek 10 hieronder).
Contactgegevens
De Verwerkingsverantwoordelijke
Als u uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 wilt uitoefenen, als u opmerkingen, vragen of zorgen hebt, of als u een klacht wilt indienen over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke.
DG Handel Eenheid R2 TRADE-R2-SEC@ec.europa.eu.
De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie
U kunt contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu)over kwesties in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725.
De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)
U hebt het recht om een klacht in te dienen (d.w.z. u kunt een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu)als u van mening bent dat uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 zijn geschonden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke.
Waar vindt u meer gedetailleerde informatie?
De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie (DPO) publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie, die zijn gedocumenteerd en aan hem zijn meegedeeld. U heeft toegang tot het register via de volgende link: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO met de volgende referentie: DPR-EC-09887.1.