Aanvullende inklaringsdocumenten

Bij de internationale handel in goederen is het belangrijk om een aantal belangrijke documenten voor te bereiden die nodig zijn voor de inklaring. Deze omvatten doorgaans onder meer handelsfactuur, bewijs van oorsprong en alle relevante certificaten of licenties.

Afhankelijk van de wijze van vervoer hebben de douaneautoriteiten in het land van bestemming echter meestal aanvullende documenten nodig om de goederen in te klaren. Dit deel bevat meer gedetailleerde informatie over de volgende aanvullende soorten documenten:

• Bill of Lading
• FIATA Bill of Lading
• Wegvrachtbrief
• Luchtvrachtbrief
• Spoorwegvrachtbrief
• ATA-carnet
• TIR-carnet
• Paklijst.

Voor een beschrijving van het volledige import- en exportproces en de algemene stappen die moeten worden genomen, kunt u ook onze stapsgewijze handleidingen raadplegen.

Bill of Lading

Het cognossement (B/L) is een door de scheepvaartmaatschappij aan de afzender afgegeven document waarin wordt bevestigd dat de goederen aan boord zijn ontvangen. Als zodanig dient het cognossement als bewijs dat de vervoerder de goederen heeft ontvangen. Het verplicht de vervoerder om de goederen aan de geadresseerde te leveren. Het bevat de gegevens van de goederen, het schip en de haven van bestemming. Het toont de vervoersovereenkomst en draagt de eigendom van de goederen over. Dit betekent dat de houder van het cognossement de eigenaar van de goederen is.

Het cognossement kan een verhandelbaar document zijn. Er kunnen verschillende soorten cognossementen worden gebruikt. Een "schoon" cognossement vermeldt dat de goederen in een ogenschijnlijk goede orde en staat zijn ontvangen. Een "onrein" cognossement geeft aan dat de goederen beschadigd zijn of in slechte staat verkeren. In dergelijke gevallen kan de financieringsbank weigeren de documenten van de afzender in ontvangst te nemen.

FIATA Bill of Lading

De FIATA Bill of Lading is een document ontwikkeld door de International Federation of Freight Forwarders Associations (FIATA). Het wordt gebruikt voor verschillende vervoerswijzen (multimodaal) en kan worden gebruikt als een gecombineerd vervoersdocument, met onderhandelbare status. De specifieke wijze van vervoer is niet gespecificeerd. De wettelijke aansprakelijkheid voor de goederen kan tijdens de reis worden overgedragen.

Wegvrachtbrief (CMR)

De vrachtbrief over de weg is een document met gegevens over het internationale goederenvervoer over de weg. Het wordt beheerst door het Verdrag betreffende de overeenkomst tot internationaal vervoer van goederen over de weg van 1956 (CMR-Verdrag). Hierdoor kan de afzender de goederen tijdens het vervoer tot zijn beschikking hebben.

Er zijn vier exemplaren van het document, die alle door de afzender en de vervoerder moeten worden ondertekend. Het eerste exemplaar is voor de afzender, het tweede blijft bij de vervoerder, het derde vergezelt de goederen en wordt aan de geadresseerde gegeven, en het vierde exemplaar moet door de geadresseerde worden ondertekend en afgestempeld voordat het aan de afzender wordt teruggezonden. Normaal gesproken wordt voor elk voertuig een CMR afgegeven.

De CMR is geen titeldocument en is niet onderhandelbaar. De juridische titel kan niet worden overgedragen.

Luchtvrachtbrief (AWB)

De luchtvrachtbrief is een document dat dient als bewijs van de vervoersovereenkomst tussen de afzender en de maatschappij van de vervoerder. Het wordt uitgegeven door de agent van de luchtvaartmaatschappij en valt onder het Verdrag van Warschau (Verdrag tot het brengen van eenheid in enige bepalingen inzake het internationale luchtvervoer, 12 oktober 1929). Een enkele luchtvrachtbrief kan worden gebruikt voor meerdere zendingen van goederen.

Het bestaat uit drie originelen en een aantal extra exemplaren. Elke bij het vervoer betrokken partij (afzender, geadresseerde en vervoerder) bewaart één origineel. Kopieën kunnen nodig zijn op vertrek- en bestemmingsluchthavens, tijdens de levering en in sommige gevallen door andere luchtvaartmaatschappijen. De luchtvrachtbrief toont een vervoersovereenkomst en bewijst de ontvangst van goederen.

De IATA Standard Air Waybill is een specifiek type luchtvrachtbrief dat wordt gebruikt door luchtvaartmaatschappijen die lid zijn van de International Air Transport Association (IATA). Het bevat over het algemeen de standaardvoorwaarden die zijn vastgelegd in het Verdrag van Warschau.

Spoorwegvrachtbrief (CIM)

De spoorvrachtbrief (CIM) is een document dat vereist is voor het vervoer van goederen per spoor. Het wordt geregeld door het Verdrag betreffende het internationale spoorwegvervoer 1980 (COTIF-CIM). De CIM wordt door de vervoerder in vijf exemplaren afgegeven. Het origineel vergezelt de zending. De afzender bewaart een duplicaat van het origineel. De vervoerder bewaart de andere drie exemplaren voor intern gebruik. De CIM wordt beschouwd als het spoorwegvervoerscontract.

ATA-carnet

ATA (AdmissionTemporaire/Temporary Admission) carnets zijn internationale douanedocumenten uitgegeven door kamers van koophandel in de meeste geïndustrialiseerde landen om de tijdelijke invoer van goederen mogelijk te maken, vrij van douanerechten en belastingen. ATA-carnets kunnen worden afgegeven voor de volgende categorieën goederen: commerciële monsters, professionele apparatuur en goederen voor presentatie of gebruik op beurzen, shows, tentoonstellingen, enz. Zie de website van de Internationale Kamer van Koophandel voor meer informatie. 

TIR-carnet

TIR-carnets zijn douanedocumenten voor douanevervoer die worden gebruikt voor het internationale vervoer van goederen, wanneer een deel van de reis over de weg moet worden afgelegd. Zij maken het mogelijk goederen onder de TIR-regeling te vervoeren. Het TIR-systeem is ingesteld bij de TIR-overeenkomst van 1975 onder auspiciën van de Economische Commissie voor Europa van de Verenigde Naties (VN/ECE)en vereist dat goederen in beveiligde voertuigen of containers worden vervoerd. Alle rechten en belastingen die op de goederen verschuldigd zijn, worden gedekt door een internationaal geldige garantie. Het carnet TIR bepaalt dat deze zekerheid moet worden aanvaard door de landen van doorvoer en bestemming.

Paklijst

De paklijst (P/L) is een handelsdocument dat de handelsfactuur en de vervoersdocumenten vergezelt. Het geeft informatie over de goederen en de verpakkingsgegevens van elke zending (gewicht, afmetingen, afhandelingsproblemen, enz.).

Het kan nodig zijn voor de inklaring als een inventaris van de inkomende vracht.

De paklijst bevat meestal:

• informatie over de exporteur, de importeur en de vervoerder;
• datum van afgifte;
• nummer van de vrachtfactuur;
• type verpakking (trommel, krat, karton, doos, vat, zak, enz.);
• aantal colli;
• inhoud van elke verpakking (beschrijving van de goederen en aantal artikelen per verpakking);
• merken en nummers;
• nettogewicht, brutogewicht en afmetingen van de colli.

Er is geen specifieke vorm vereist. De exporteur stelt de paklijst op overeenkomstig de gangbare handelspraktijken. Normaal gesproken worden het origineel en ten minste één kopie ingediend.

Over het algemeen hoeft een paklijst niet ondertekend te worden. In de praktijk worden het origineel en één exemplaar echter vaak ondertekend. De paklijst mag in elke taal worden opgesteld. Een vertaling naar het Engels is wel aan te raden.